Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми

История создания Кайтен, основные особенности и кейсы

Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми

Привет! Я Вячеслав Цырульник, основатель и CEO Kaiten — инструмента, который помогает навести порядок в задачах сотрудника, отдела и всей компании.

Несколько лет назад я управлял работой нескольких удаленных команд разработчиков, которые разрабатывали один продукт. Мне как управленцу было важно сфокусировать мои команды на достижении целей компании, а для этого каждый сотрудник должен был видеть связь между своими задачами и этими целями. Как этого добиться?

Для инхаус-команды я использовал физическую доску с карточками и она отлично работала, а для удаленных мне нужен был виртуальный аналог.

Я перепробовал множество инструментов и убедился, что ни один из них не соответствует моим требованиям:

  • Доски и карточки можно создавать за пару кликов, не нужно ничего программировать.
  • Нет ограничений по количеству колонок и дорожек на доске.
  • Можно создавать связи между карточками и досками.
  • Полноценная поддержка работы по Скраму и Канбану.
  • Можно контролировать доступ сотрудников к информации без дополнительного ПО. Например, при работе с удаленными командами, которые не являются частью компании.

Почему не подошла Джира

Джира была первым инструментом, который я попробовал. Инструмент обещал гибкую настройку досок, но оказалось, что все не так просто.

  • Гибкость достигается с помощью конфигурирования настроек workflow. Это долго и сложно.
  • Нельзя настроить внешний вид доски.
  • Приходится подстраивать свой процесс под архитектуру программы.

Эти три пункта были критичными для меня. Я считаю, что инструмент должен упрощать работу, а не наоборот. Поэтому без сожалений стал искать дальше.

Почему не подошел Leankit и другие канбан-ориентированные решения

В процессе поиска я увлекся Канбан-методом, прошел обучение и стал пробовать продукты, разработанные специально для визуализации потока работы.

В отличие от Джиры, в них удобно настраивать внешний вид досок, есть аналитика: накопительная диаграмма потока, спектральная диаграмма и другие, которые помогают улучшить рабочий процесс.

Минусы

  • Дорого. Цена не соответствует получаемой пользе.
  • Не хватает визуальных сигналов для фильтрации задач. Приходится разбираться в мешанине похожих карточек.
  • Нельзя поделиться частью процесса. Любой, кто добавлен на доску, будет видеть весь процесс. Мне кажется это небезопасным, особенно при работе с фрилансерами.
  • Нет поддержки Скрама. А у меня были команды, которые работали по Скраму и не собирались переходить на что-то другое.

Здесь я привел только два примера инструментов, на самом деле я попробовал гораздо больше, но все они повторяли недостатки Джиры или Leankit.

Не найдя подходящего инструмента, я решил создать свой. Так и появился Kaiten.

Особенности Kaiten

Расскажу лишь о нескольких важных особенностях Kaiten, которые здорово облегчают жизнь и руководителям, и сотрудникам.

Видно несколько досок на одном экране. Так вы видите ситуацию целиком — не нужно переключаться между досками, можно собрать на своем экране все доски, которые вам нужны. Во-первых, это экономит время. Несколько минут каждый день складываются в часы и дни, которые можно потратить на более важные дела. Во-вторых, это улучшает контроль руководителя за подчиненными, он видит всю ситуацию целиком.

Рабочее пространство руководителя компании. Он видит, чем занимается отдел маркетинга, IT-департамент, и бухгалтерия. Все в одном месте

Легко создавать связи между карточками. Казалось бы, создавать связи между задачами — базовая функция любого инструмента управления задачами, но по факту в Трелло связей нет, а в Джире есть строгая иерархия типов, которая определяет, как могут быть связаны задачи и это не гибко.

В Кайтене можно связывать любые карточки между собой и уровень иерархии не ограничен. Таким образом можно визуализировать многоуровневые процессы.

Просмотр связей между карточками в табличном виде

Любое количество строк и колонок в доске. В Kaiten нет никаких ограничений по количеству колонок и дорожек на вашей доске. Вы сможете достоверно визуализировать любой рабочий процесс.

Взяв доску и разделив ее на дорожки (горизонтальная разлиновка) для каждого сотрудника, вы сможете лучше контролировать их загрузку и планировать работу.

Доска бухгалтерии в Kaiten. У каждого бухгалтера своя «дорожка» с задачами

Функции для Скрам-команд. Скрам один из самых популярных методов управления разработкой, но поддержка функций для Скрама во многих инструментах оставляет желать лучшего. В Kaiten есть все необходимое для Скрам-команд, например:

Функция запуска спринта. Вы выбираете дату начала и окончания спринта и Kaiten включает обратный отсчет.

Отчеты по спринту. Во время спринта и после его завершения вы можете увидеть график сгорания (Burndown chart), график скорости команды (Velocity chart), статусы всех задач, взятых в спринт, распределение карточек по типам и дорожкам.

Функции для профессионального использования Канбан-метода. Сегодня под Канбаном понимают списки с карточками а-ля Трелло, но сам метод намного сложнее и требует специальных функций, которых нет в распространенных трекерах задач. К таким функциям относятся

Рекомендации по количеству выполняемой работы (wip-лимиты). Позволяет сфокусировать команды на том, чтобы доделать взятую работу, а потом начинать новую. Реализуется с помощью указания, сколько карточек должно быть в каждой колонке, и возможностью в это ограничение включать несколько колонок или этапов:

Красный значок в правом верхнем углу сигнализирует о том, что wip-лимит превышен
  • Специальная аналитика, которая позволяет качественно оценивать рабочие процессы и находить точки для улучшения.
График пропускной способности. Показывает, сколько карточек вы создаете и завершаете в неделю или за месяц

Отображение сроков задач на временной шкале. Таймлайн — инструмент для верхнеуровневого планирования. На нем можно увидеть, вписываются ли сроки дочерних задач в общее время работы по проекту. В популярных системах учета задач таймлайна нет или он доступен только на самых дорогих тарифах. В Kaiten таймлайн включен в базовый тариф.

На таймлайне в Kaiten видно запланированное и реальное время работы над задачей. Это помогает устанавливать адекватные сроки исполнения для каждого типа задач

Кейсы использования Kaiten

Крупная технологическая компания: генеральный директор контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю

Руководители всех уровней тратили большую часть времени на контроль исполнения задач, при этом все равно часть задач терялась и не выполнялась в срок.

Чтобы решить эту проблему, перенесли все задачи в Kaiten, наняли сотрудника, который следит за тем, чтобы все задачи заносили в систему, правильно оформляли и ставили актуальные статусы. Это помогло ускорить внедрение и быстрее почувствовать результат.

Kaiten облегчает контроль над задачами, за счет того, что в одном пространстве можно отобразить несколько досок.

Рабочее пространство генерального директора в Kaiten с несколькими досками. Раскрыта доска руководителя — 1-го уровня

У генерального директора на экране в Kaiten — доски руководителей -1 уровня. Раз в неделю он раскрывает их, просматривает задачи в колонке «Готово», принимает работу или оставляет комментарии. То же самое руководители -1 уровня делают с досками своих подчиненных. В итоге рабочий процесс стал гораздо эффективнее.

Крупная продуктовая IT-компания смогла кратно сократить время на синхронизацию команд, заменив связку «Джира+Трелло» на Kaiten

Разные отделы сети использовали разные системы учета задач. Из-за этого не было видения рабочего процесса от и до, происходили потери информации при передачи задания от одного отдела к другому.

Удалось решить данные проблемы инструментами Kaiten. Во-первых, Kaiten позволяет видеть сразу несколько досок, которые работают по разным принципам в одном пространстве. Это даёт возможность визуализировать процесс практически любой сложности в одном месте — без необходимости переходить куда-то, чтобы увидеть всю картину.

Во-вторых, Kaiten позволяет вкладывать пространства друг в друга. Именно эта функциональность позволила визуально представить весь рабочий процесс от customer development идеи, через продакшн и до пост-продакшн-аналитики.

Теперь сотрудники работают в одной системе, которая адаптируется под нужды каждого отдела. Удобно передавать задачи, не нужно тратить время на синхронизацию между разными системами таск-менеджерами. Руководители видят рабочий процесс от начала до конца, это открывает много возможностей для его улучшения.

Мне и моей команде удалось создать классный продукт, которыми пользуются такие компании как «Додо Пицца», технопарк «Сколково», «Альфа-банк», «Эвотор», «ХКФ банк», издательство «Эксмо», Rossko, Qiwi и другие. Попробуйте Kaiten, пишите в чат, и мы поможем настроить инструмент под ваши процессы и задачи.

Впервые этот материал был опубликован на VC.ru.

Поможем освоить Kaiten, настроим пространства и доски, расскажем о инструментах для решения ваших задач

Записаться на консультацию