Вводная

Портфель проектов – это набор (очень) больших задач компании. Как правило проекты длятся долго и имеют определенный жизненный цикл (идея, обсуждение, бюджетирование и т.д.).

Каждый проект состоит из набора задач. Задачи проекта могут принадлежать одной проектной команде, а могут быть распределены между разными командами и департаментами компании.

В этой статье мы расскажем и покажем, как в Кайтене:

  1. визуализировать портфель проектов;
  2. визуализировать задачи проектов;
  3. быстро понять статус проекта;
  4. собрать отчет по задачам проекта.

Почему доски

Виртуальные доски, или как еще их принято называть канбан-доски, один из самых распространенных способов вести задачи. Почему?

Если бы работа была в основном физической, например строительство, то прогресс на многих этапах можно было бы отследить, взглянув на строящийся объект. И ключевое здесь – “видеть прогресс”. В английском языке есть фраза “Seeing is believing” (увидеть — значит поверить), она говорит о том, что мы признаем какой-то факт только когда сами его наблюдаем.

И обратное, соответственно, тоже верно – у нас нет доверия к тому, чего мы не видим. А работа в современном мире в основном невидимая, она происходит в головах у сотрудников, в файлах на компьютерах и т.д. То есть работа сегодня – это в основном информационные потоки, а не кирпичи, камни или дерево.

Именно доски и стикеры помогают визуализировать информационные потоки, они делают невидимую работу видимой. Когда работа становится видимая и прогресс всегда актуальный, мы больше доверяем происходящему. А доверие один из ключевых ингредиентов успеха любого проекта.

Визуализация портфеля проектов

Здесь все достаточно просто. Сначала нужно выписать все этапы, которые проект проходит. Если некоторые проекты могут пропускать какие-то этапы – ничего страшного, главное выпишите их все.

Допустим у наших проектов такие этапы:

  1. Идея
  2. Обсуждение
  3. Бюджетирование
  4. Реализация
  5. Контроль
  6. Закрытие

Теперь визуализируем этапы и заносим туда наши проекты:

Выглядит уже неплохо, колонки доски – этапы, карточки – проекты. В таком виде как минимум приятнее, чем табличка в экселе.

Давайте добавим полезные визуальные сигналы, которые позволят нам из красивой доски сделать рабочий инструмент:

  1. Ответственные
  2. Блокировки
  3. Даты сдачи проектов
  4. Горизонтальная разлиновка доски

Теперь один взгляд на доску дает нам понимание на какой проект стоит обратить внимание в первую очередь, т.к. видно где проблема, где даты подходят к финалу и т.д. Обратите внимание, что у доски появились дорожки (горизонтальная разлиновка), это помогает группировать проекты по какому-то критерию, в нашем примере — размер (продолжительность).

Шаблонные чеклисты

Кайтен позволяем вам для любой колонки настраивать чеклисты, которые появляются у карточек на нужном этапе.

Например, на этапе бюджетирования, каждый проект должны пройти защиту и оформлен соответствующим образом. Создаем шаблонный чеклист, который избавит нас от необходимости по каждому проекту напоминать, какой перечень действий обязательный.

Выглядеть применение шаблонного чеклиста будет вот так:

Поддерживайте доску в актуальном состоянии

  1. Если есть проблема на проекте, пользуйтесь блокировками.
  2. Старайтесь актуализировать все карточки (этап, срок сдачи и т.д.)  до совещаний, а на совещаниях сразу все нужные действия заводите чек листами, это позволяет синхронизироваться на встречах, а не после.

Визуализация задач проектов

С задачами проектов все немного сложнее. Рассмотрим разные конфигурации:

  1. Проект с выделенной командой, она работает только над этим проектом;
  2. Проект, в котором есть команды (или отдельные люди), участвующие и в других проектах.

От конфигурации команды проекта зависит подход, который мы будем использовать для визуализации.

Проект с выделенной командой

Просто создать одну доску под задачи проекта скорее всего не получится, потому что на ней скорее всего будут люди у которых задачи не пересекаются и они будут друг другу мешать. Поэтому нам понадобится создать несколько досок.

Алгоритм, который даст нам понять сколько досок под проект нам нужно:

  1. Выписываем людей в группы по принципу — делают одну задачу вместе.
  2. Для каждой получившейся группы создаем доску.

Давайте представим, что в нашем проекте есть:

  1. Менеджер проекта
  2. Редактор-копирайтер
  3. Два программиста
  4. Аналитик
  5. Тестировщик

Смотрим, у менеджеров и тестировщиков есть общие задачи? Нет. Значит мы уже идентифицировали как минимум 2 группы.

Групп в нашем случае три:

  1. менеджеры (менеджер)
  2. контент (редактор)
  3. разработка (программисты, аналитики и тестировщик)

Создаем 3 доски на отдельном пространстве проекта, заводим туда задачи.

Таким образом у менеджера всегда все задачи под рукой. В реальном проекте будут десятки или сотни задач, поэтому доски можно продублировать в отдельных пространствах (изменения будут синхронизированы).

Проект с командами, участвующими в других проектах

Когда мы имеем команды или людей, которые участвует сразу в нескольких проектах, то подход к построению досок отличается.

Допустим у нас есть дизайнер, который работает сразу на 2 или больше проектов.

Обычно в таких случаях дизайнера подключают в разные доски, но в такой схеме управлять приоритетом задач дизайнера сложно.

Мы рекомендуем в таких случаях делать одну доску для дизайнера, и явно помечать какие задачи относятся к какому проекту. Таким образом у человека будет общая очередь задачи, и другие менеджеры будут видеть его реальную загрузку.

В Кайтене одну и ту же доску можно размещать на нескольких пространствах, это решает и задачу приоритета (общая очередь задач дизайнера), и задачу включения дизайнера в несколько проектов.

Отчеты по проекту

Чтобы собрать отчет по проекту, в Кайтене можно воспользоваться разделом Таблица.

Чтобы собрать отчет по текущим задачам, нужно:

  1. открыть пространство, где все задачи по проекту;
  2. перейти в раздел Таблица (кнопка-переключатель находится сверху);
  3. в фильтре (блок справа) выбрать нужные параметры.

Над таблицей с данными есть кнопка “Скачать”, которая позволяет вам выгрузить данные в формате XLS и дальше использовать в программах Microsoft Word или Google Documents.

Обратите внимание, если у вас мультипроектные команды, то вам необходимо помечать карточки метками с именем проекта. Тогда вы сможете в фильтре указать нужную метку и собрать отчет по интересующему вас проекту.

Резюме

  • Используем отдельную доску для визуализации портфеля проектов
  • Для каждого проекта заводим свое пространство
  • В пространстве проекта создаем доски для групп и/или добавляем доски людей/команд которые работают сразу над несколькими проектами
  • Для отчета по статусу задач используем раздел Таблица
  • Если на одном пространстве есть задачи с разных проектов, обязательно помечаем карточки метками с именем проекта