Большинство наших клиентов до того как пришли в Kaiten, пользовались Trello. Trello прекрасный инструмент, в основном за счет своей простоты и понятного сценария работы с системой:

  • есть доска;
  • доска состоит из списков;
  • в списках создаются карточки;
  • в карточках есть метки, файлы, пользователи, чеклисты и комментарии.

Доски небольших команд (до 10 человек максимум) выглядят вполне понятно:

  • списки слева направо описывают этапы работы над задачами;
  • метки используются для индикации типов задач и срочности;
  • часто создают список отложено - он показывает какие задачи были остановлены.

Доски команд побольше (10+ человек, несколько команд/департаментов и т.д.) начинают выглядеть достаточно хаотично, обычно это приводит к следующим проблемам:

  1. непонятно какие задачи (карточки) принадлежат к каким проектам и какой прогресс по проекту / большой задаче в целом;
  2. на одной доске начинают смешиваться совершенно разные типы задач, которые либо выполняются разными командами, либо выполняются по совершенно другому процессу, простота работы улетучивается;
  3. Досок становится так много, что конкретный сотрудник не может сутра точно знать, с чего ему начать рабочий день; появляется своя система приоритетов и дополнительных встреч по приоритезации задач в Trello (часто это происходит с коллегами, которые являются участниками сразу нескольких команд, например, дизайнеры или маркетинговые специалисты);
  4. вы начинаете докупать разные плагины, которые призваны помочь решить некоторые проблемы планирования, автоматизации или отчетности, но в этот момент стоимость Trello начинает выглядеть крайне недружелюбной.

Обычно это происходит в тот момент, когда вы выросли из Trello – теперь вы можете попробовать более серьезный инструмент для управления рабочими процессами, который изначально был спроектирован чтобы вы могли с легкостью управлять сложными процессами.

Далее мы покажем по шагам как при переходе с Трелло в Кайтен не просто навести порядок в рабочих процессах, но еще и кратно улучшить системы приоритезации и принятия решений.

Начинаем использовать дорожки

Kaiten позволяет вам иметь горизонтальную разлиновку доски, на снимке ниже есть две дорожки:

  • срочно;
  • планово.

Такой механизм позволяет:

  • сфокусировать команду на приоритетных задачах;
  • увидеть как распределена нагрузка между срочными и другими задачами.

Какие есть еще варианты использования дорожек:

  1. По именам коллег (такие доски мы часто видим у наших клиентов);
  2. По типу задач;
  3. Ваш собственный способ использовать дорожки, ведь Кайтен вам ничего не навязывает :-)

С дорожками вы сможете:

  • сфокусировать команду на важных задачах;
  • получить более прозрачный статус по задачам;
  • использовать меньше меток и не путаться в них.

Строим иерархию досок и связываем задачи

Рабочая зона Кайтена организована иначе, чем в трелло. Напомним, если в Трелло у вас - доска, список, карточка, то в Кайтене:

  • появляется еще один уровень над досками - рабочее пространство:
  • доски могут иметь горизонтальную разлиновку (те самые дорожки, о которых мы писали выше).

На рабочем пространстве выше три доски:

  1. Backlog (очередь задач) в зеленом прямоугольнике, это доска, состояща из одной колонки и разбита на три дорожки - "Следующий спринт", "Хотелось бы пораньше" и "Когда-нибудь".
  2. Доска "Спринт" в красном прямоугольнике, в этой доске находятся задачи, которые на данный момент у команды в работе
  3. Доска "Подзадачи", в этой доске декомпозиция задач с доски "Спринт", это позволяет иметь более точную картинку по тому, какой объем работы запланирован в спринт и видеть более четко прогресс.

Одной из отличительных особенностей Кайтена является возможность размещать одну и ту же доску на разных рабочих пространствах.

Зачем выносить очередь в отдельный блок как на картинке выше?

Вы используете там дорожки, которые позволяют вам лучше приоритезировать задачи, имена этих дорожек скорее всего будут отличаться от наименований дорожек в рабочей доске.

Какие бенефиты, если иметь доску задач отдельно от подзадач?

  • большие задачи это как правило проекты, вы более не мешаете их с подзадачами проектов (напримре, сделать сайт - проект, нарисовать дизайн главной страницы сайта - подзадача этого проекта, которая может разместиться в доске Дизайн);
  • проекты имеют свои стадии, отличные от стадий подзадач, поэтому набор колонок - свой;
  • подзадачи могут быть выполнены разными департаментами, соответственно вы сможете создавать не просто доски для подзадач, а доски для дизайнеров, контент-редакторов и так далее, как на картинке ниже:

Начинаем использовать блокировки

В Трелло вы были вынуждены для индикации проблем использовать следующую комбинацию:

  • список"отложено";
  • метка, которая сигнализирует о том, что по карточке что-то ждут.

В Кайтене вы сможете написать причину блокировки карточки и она будет всегда на ее фасаде:

С такими блокировками вы сэкономите время на выяснение причин, по которым карточка зависла, и точно будете знать на каком этапе это произошло.

И еще, блокировкать можно не только текстовой причиной, но и другими карточками, это позволяет комндам видеть критические зависимости между ними:

Планируйте работу не выходя из инструмента

Больше никаких плагинов, надстроек и синхронизаций, все нужные инструменты встроены в Кайтен. Таймлайн один из них.

Наличие иерархии досок и связей между задачами позволит вам при необходимости спланировать проект, прикинуть даты завершения или просто показать заказчикам их любимый отчет :-)

Собирайте отчетность по завершенным задачам в один клик

Если вы хотите получить список задач, которые были завершены за определенный период командой – перейдите в отчеты, и выберите Суммарный отчет

В суммарном отчете доступны:

  • выгрузка в Excel;
  • группировка по меткам или исполнителям;
  • выбор любого периода.

Вам больше не нужно иметь несколько списков для решения этой задачи, достаточно одного - Готово, все остальное сделает отчет :)

Попробуйте Скрам-функциональность

И снова, никаких плагинов и вам доступны спринты и скрам- отчетность:

  • График сгорания (burndown)
  • Velocity

Напишите нам в чат!

В поддержке вам ответят по-русски, предложат консультацию по настройке Кайтена для вашей команды и помогут вашим коллегам разобраться в системе.

Резюме

Используйте на полную основные функции Кайтена:

  • много досок на одном рабочем пространстве;
  • горизонтальная разлиновка (дорожки) и колонки второго уровня;
  • визуальные сигналы (блокировки, спринты);
  • отчетность (суммарный отчет, графики сгорания и скорости команды).

Материалы по теме

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАНБАН-ДОСКИ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ
Визуализируем портфель проектов с помощью канбан-досок
КАК ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ, ЧТОБЫ СФОКУСИРОВАТЬСЯ НА ГЛАВНОМ И КРАТНО ПОВЫСИТЬ СКОРОСТЬ РАБОТЫ
Давайте разберемся с тем, что такое эффективное действие. Для начала представим нашу работу в виде потока задач. Есть доска, на ней —колонки (этапы или статусы), а в колонках — отдельные карточки (задачи). В самомпростом приближении это выглядит так: Что такое эффективное действие, с точки зрени…
Основные сущности Кайтена
Пространство
Прозрачность в статусе работы
Как улучшить вашу доску, чтобы с первого взгляда было понятно, где работа двигается, а где потенциально есть проблемы?