Автоматический перенос задач из Импорт задач из и
Посмотреть инструкцию

Как проводить совещания, чтобы сфокусироваться на главном и повысить скорость работы

Четыре простых совета от команды Kaiten

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Канбан-доска в Кайтен с дорожками

Давайте разберемся с тем, что такое эффективное действие.

Для начала представим нашу работу в виде потока задач. Есть доска, на ней — колонки (этапы или статусы), а в колонках — отдельные карточки (задачи). В самом простом приближении это выглядит так:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Канбан-доска в Кайтене

Что такое эффективное действие, с точки зрения выполнения работы?

Перемещение задачи в колонку «Готово» — однозначно эффективное действие. Мы выполнили задачу, то есть достигли результата:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Перемещение задачи в колонку «Готово»

Еще может быть перемещение карточки в рамках одного и того же статуса (этапа). Например, приоритизация (выше — значит приоритетнее). Это тоже нужное действие, но явно менее эффективное, чем доведение задачи до конца:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Перемещение карточки в рамках одной колонки

Отсюда главный вывод: проводить совещания надо в привязке к эффективным действиям — тогда и совещания будут эффективными.

Правило эффективных встреч №1: фокусируйте команду на доделывании задач

Начинайте с конца. В первую очередь обсуждайте те задачи, которые ближе к завершению:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Порядок, в котором рекомендуем обсуждать задачи

По каждой задаче важно ответить на один главный вопрос: «Что сейчас нам мешает доделать эту задачу (переместить в колонку „Сделано”)?». Этот вопрос так важен, потому что в процессе работы над задачей ответ может несколько раз поменяться.

Ответ на вопрос надо оформить в виде чек-листа:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Чек-лист с этапами работы над задачей

Убедитесь в конце встречи, что по всем задачам, которые вы обсудили, есть такой чек-лист.

Кстати, необязательно обсуждать абсолютно все текущие задачи. Если их много, каждое совещание будет затягиваться сверх меры. Главное — проговорить только те задачи, выполнение которых точно потребует все время до следующей встречи.

Возвращаясь к нашей метафоре с досками, можно сказать так: фокусируйтесь на том, чтобы перемещать задачи в колонку «Готово». Ваша цель — завершить задачу. Стремитесь к этому.

Правило эффективных встреч №2: используйте простую систему приоритизации

Часто мы расставляем приоритеты так, что это теряет всякий смысл:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Бессмысленная система приоритизации. Непонятно, какую задачу брать первой

На самом деле приоритеты должны быть четкими и однозначными, как выделенная полоса для экстренных служб на дороге:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Полоса для срочных и обычных задач

Такая визуализация сразу помогает понять, какие задачи реально в приоритете, а какие — в основном потоке.

Вопрос, на который вам надо ответить, только один: «по какому критерию задача имеет право занять приоритетную полосу?». Если такого критерия нет или он размыт, псевдосрочными окажутся все задачи.

Пример критериев срочности:

  • задача приносит деньги / выгоду в краткосрочной перспективе;
  • задача разблокирует важную работу других департаментов / коллег;
  • задача избавляет от уплаты пени по контракту.

Уверен, что аналогичные критерии найдутся и у вас.

Убедитесь, что у вас есть:

  • «срочная полоса» для действительно важных задач;
  • полоса для основного потока задач, где вы выполняете задачи в порядке очередности, а при необходимости переключаетесь на срочные.

Рекомендуем обсудить с коллегами систему приоритизации до начала встречи, иначе в ходе совещания этот вопрос отнимет у вас уйму времени.

Правило эффективных встреч №3: имейте перед глазами не только задачи, но и контекст их выполнения

Чаще всего задачи лежат в одной «куче», но это неправильно — ведь они относятся к разным направлениям и проектам. Если обозначить ветки этих направлений, то у вас сложится цельная картина, и вы будете иметь больше информации для принятия решений.

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Доска с проектами и задачами в Кайтене

Обратите внимание, что проекты — это те же задачи, только более верхнеуровневые, и поэтому они прекрасно помещаются на доску. Просто надо отделить их от доски с повседневными задачами. Тогда вам не придется обсуждать задачи, которые уже утратили актуальность или имеют меньший приоритет, с точки зрения проекта, в рамках которого выполняются.

Правило эффективных встреч №4: готовьтесь к совещаниям заранее

– Алло, Эдуард?

– Да

– Можешь подняться к нам на совещание, у нас вопрос по твоему проекту?

– Через 30 минут, у меня тут свое совещание.
Всегда предварительно узнавайте статус задач, чтобы знать причины остановки работ. Соответственно, если выполнение задачи останавливается или замедляется, указывайте причину:

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Заблокированная карточка в Кайтене

Держите под рукой заранее подготовленные шаблоны чек-листов, которые можно быстро адаптировать к большинству задач. Ведь часто на совещаниях мы вновь и вновь обсуждаем одни и те же вещи, и нельзя, чтобы это занимало слишком много времени.

работа с Кайтен, Kaiten, эффективные совещания, эффективная коммуникация
Шаблонный чек-лист в карточке

И обязательно убирайте неактуальные задачи. Я часто встречаю у команд скопления задач, многие из которых не хочется закрывать, хотя они уже не несут никакой ценности.

Кратко о главном

Эффективные совещания — те, которые побуждают вас фокусироваться на завершении текущих задач. Чтобы не терять время на бесплодных встречах, руководствуйтесь четырьмя принципами:

  • фокусируйте команду на доделывании задач;
  • используйте простую систему приоритизации;
  • имейте перед глазами не только задачи, но и контекст их выполнения;
  • готовьтесь к совещаниям заранее.

Интересные статьи

Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу
Вам помогут скоринговые модели RICE / ICE и покерное планирование
Как с помощью Кaiten предсказать, когда задача будет готова
Рассказываем, как менеджеру или руководителю команды научиться реалистично оценивать сроки
9 фактов о Скраме, которые стоит знать
Попробуем взглянуть объективно на преимущества и особенности Скрама

Подпишитесь на наш канал в Telegram!

Там мы публикуем анонсы новых фич, как только они появляются в Кайтене.

Подписаться

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.