Компания, должность, сколько человек в команде

Некоторое время назад в Кайтен обратился Scrum-мастер крупной компании - глобального поставщика IT-решений и сервисов работающей на рынках Восточной Европы, Америки и Азии. В компании числится более 3500 сотрудников. В команде, с которым мы сотрудничаем 12 человек и она продолжает активно расширяться.

Перед клиентом стояла задача подобрать инструмент, для команды из 10+ человек, занимающейся поиском и верификацией инновационных идей, созданием цифровых продуктов и их поставкой другим компаниям. Инструмент, который позволил бы организовать работу 3-х различных направлений, свести в одном месте статусы всех проектов для руководства и организовать многоуровневую иерархию.

Описание ситуации

В момент, когда клиент пришел в Кайтен работа внутри команды велась следующим образом:

  • задачи ставились устно или записывались на листочках
  • использовали mindmap

Следствием чего являлся хаос в процессах.

Начались поиски инструмента, который бы помогал стабилизировать все процессы и не становился препятствием. Нужно было быстро перенести работу в инструмент так как взаимодействовать стало максимально неудобно, а штат команды стремительно расширялся.

Для начала необходимо было понять текущий объем задач и описать их, кроме того, важно было, чтобы у каждого члена команды имелась возможность управлять задачами с любого устройства. После чего планировалось выбрать подходящий фреймворк Scrum или Kanban.

Как происходил выбор инструмента?

Клиенты активно тестировали различные инструменты и выбирали между:

  • Zoho,
  • Notion,
  • Jira,
  • Яндекс трекер
  • YouTrack
  • Microsoft Project
Клиент: Пока я не вижу как можно в одном месте свести работу всех направлений. Мы уже попробовали Jira, но там очень тяжело привести работу к какому-то стандартному виду. Получаются стадии: в очереди, в работе и готово, и стадия “в работе“ выходит очень объемной. Либо приходится переключаться постоянно между видами работ. От Яндекс Трекера у меня сломался мозг и даже с видео-инструкцией мы не поняли, как там работать и организовать наши процессы.

Взяли 2 недели триала в Кайтен. Завели проекты и задачи, создали доски. После пригласили коллег на пространство, чтобы команда попробовала поработать в инструменте и понять насколько он подходит для управления процессами.

Как выглядит работа внутри команды?

Фокус в построении процессов был не на внутреннем наполнении досок карточками и визуальными сигналами, а на выстраивании правильной иерархии досок и настройке связей между задачами.

Процессы клиента, изображенные в блок-схеме выглядели следующим образом:

У клиента есть 3 трека/направления работы: Продажи, Решения и Инициативы. Кроме того, нужно отдельно вести операционную работу над пилотами и проектами, запускать спринты и тд. Команда также хочет иметь отдельную Синхронизационную доску для руководства, на которой будут крупные /верхнеуровневые задачи по 3м направлениям: Решения, Продажи и Инициативы + нужно отслеживать статусы Пилотов и проектов, не опускаясь вглубь на уровень команды.

Рабочее пространство направления “Решения“

Мы разделили работу направлений на 3 идентичных пространства. Рабочее пространство трека “Работа с внешними инициативами“ выглядело следующим образом:

  • Есть доска - Бэклог, где находятся задачи, которые не попали в текущий спринт.
  • Отдельная доска “Работа с инициативами“, которая отражает текущее состояние задач по данному направлению
  • Доска для Пилотов и проектов, куда попадают прошедшие анализ и оценку задачи.

Рабочее пространство направления “Продажи“

Обратите внимание, что у каждого направления существует отдельное пространство и доски для задач, однако доска “Пилоты и проекты“ общая для них всех.

Задачи из основной доски переходят в выделенную для данного направления дорожку на доске “Пилоты и проекты“

Кайтен позволяет легко скопировать одну доску на несколько пространств и легко вести задачи без переключения между разными пространствами.

Рабочее пространство “Пилоты и проекты“

У команды была необходимость выделить работу над проектами в отдельное направление и иметь возможность работать с уже более мелкими - декомпозированными задачами.

Ниже представлено пространство, созданное специально для этих целей.

Вверху располагается, уже знакомая нам доска “Пилоты и проекты“, она содержит в себе крупные задачи, которые в последствии транслируются руководству.

Эти проекты попадают на доску Бэклог, где они приоритизируются и отбираются для дальнейшей работы.

Третьим шагом, проекты декомпозируются на более мелкие задачи. На них назначаются ответственные, участники. С ними уже гораздо проще отслеживать статус задач, на каком этапе возникают проблемы. Другими словами, теперь работа над проектами ведется прозрачно.

В Кайтен можно легко отслеживать прогресс всего проекта, а также предсказать дату его завершения с помощью диаграммы сгорания. В табличном представлении отслеживание дочерних задач становится проще в разы.

Нужны ли доработки в продукте?

При обсуждении проблемы мы были готовы пойти на встречу и внести в продукт изменения, если в них возникнет необходимость. На первый взгляд так и произошло.

От команды на этапе организации пространств для работы команды поступил пользовательский запрос: возможность прикреплять больше одной доски к пространству. Но эту проблему удалось решить без привлечений программистов. Доску для ведения пилотных проектов разделили на дорожки: Продажи, Решения и Инициативы. Теперь не было необходимости создавать 3 разные доски. Мы скопировали эту доску на 3 разных пространства и смогли ее беспрепятственно присоединить к общему пространству для работы над всеми пилотными проектами, где уже ведется работа над декомпозированными задачами.

Заключение

С помощью Кайтена команде удалось максимально удобно разграничить деятельность трех направлений: Продажи, Решения и Инициативы, и при этом иметь возможность, не переключаясь между разными пространствами, отслеживать верхнеуровневые статусы по каждому из них. Задачи, связанные с пилотами и проектами ведутся на отдельном пространстве и каждый член команды понимает за какой этап этой многоступенчатой задачи он ответственен.

Реализовать вышеизложенные задачи удалось с помощью следующих функциональных возможностей:

  • размещение нескольких досок на пространстве
  • дублирование доски и ее размещение на нескольких пространствах
  • привязанные доски
  • родительские и дочерние карточки

Остались вопросы?

Забронируйте звонок - мы поможем настроить инструмент под ваши процессы.

Document

Если вы хотите навести порядок в своем проекте и думаете, с чего начать, запишитесь ко мне на консультацию

Document

Десятки компаний уже управляют своими проектами в Kaiten. Присоединяйтесь к лучшим.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробуйте Kaiten