Называйте встречу так, чтобы было понятно, о чём будет речь

Это поможет участникам настроиться на работу и подготовить нужную информацию.

Представьте, что у вас в день несколько созвонов и все они названы в духе «Конференция Zoom Иван Иваныч». Легко запутаться и пропустить действительно важную встречу.

В приглашении на созвон пишите список вопросов или тем, которые хотите обсудить

Это культура делового общения. Вы показываете, что уважаете время ваших коллег и что предмет обсуждение действительно важен. Так гораздо больше вероятность, что занятой человек примет приглашение и придёт на конференцию.

Приходите на созвон вовремя или предупреждайте участников о задержке

Настройте уведомления о запланированных звонках в Гугл Календаре, поставьте будильник в конце концов.

Подготовьтесь к созвону

Подготовьте план встречи, если вы его не написали в приглашении. Можно просто выписать на листочек список вопросов, можно открыть вашу систему учёта задач.

Трекер задач хорош своей наглядностью. Просматривая карточки справа налево, вы точно ничего не забудете и будете знать, каким задачам нужно уделить больше внимания. Например, если карточка долго не продвигается вперёд.

Если вы ищете инструмент, который улучшит удалённую работу вашей команды, попробуйте Kaiten прямо сейчас или запишитесь на консультацию

В сервисе визуального управления проектами Kaiten на одном пространстве можно собрать несколько досок. Тогда на созвоне руководителю не придется путаться и переключаться между разными вкладками.

Пример рабочего пространства руководителя в Kaiten. Сразу видно, какие задачи «горят» и кто ответственный

Вернёмся к подготовке. Найдите тихое место, предупредите окружающих, чтобы вас не беспокоили во время звонка. Не помешает проверить, что попадает в поле видимости камеры и убрать предметы, которые вы не хотите светить перед коллегами. Поправьте одежду и причёску. Опрятный внешний вид поможет вам чувствовать себя более уверенно.

Отключите маски и фоны. Они неуместны для рабочих встреч.

Адвокат забыл выключить маску котика в Зуме и стал мемом. Не надо так

Перед звонком сверните все ненужные окна и программы, особенно если вы собираетесь демонстрировать экран. Оставьте только то, что понадобится во время разговора.

Попросите участников включить камеру

На удалёнке очень не хватает живого общения. Так давайте говорить с живыми людьми, а не с аватарками. К тому же с включённой камерой мы лучше понимаем эмоции собеседников и меньше отвлекаемся.

Начните созвон с неформального общения

Спросите, как дела, пожалуйтесь на погоду, обсудите домашних питомцев — что угодно. Лёгкий разговор на несколько минут улучшает настроение, сближает людей, сплачивает вашу команду. А ещё это хороший способ заполнить паузу, пока вы ждёте опаздывающих на созвон коллег.

Выключайте микрофон, когда молчите

Договоритесь с коллегами мьютить микрофон, когда молчите, чтобы не засорять эфир фоновыми звуками. Особенно актуально для тех, кто работает в кафе или коворкингах, и сотрудников с детьми.

Следуйте намеченному плану созвона

Хорошая практика — в начале встречи напомнить коллегам, какие вопросы вы собираетесь обсудить, и следовать этому плану. Если обсуждение уходит далеко от темы, не стесняйтесь вежливо прерывать коллег и возвращать разговор в нужное вам русло.

Соблюдайте тайминг встречи

Уважайте своё время и время ваших коллег. Если вы планировали потратить полчаса, а уладили вопрос за 10 минут — прекрасно. Нет ничего плохого, чтобы закончить встречу раньше.

Если обсуждение затягивается, уточните у участников, могут ли они задержаться. Если нет, то договоритесь, когда вы встретитесь и продолжите разговор.

В конце созвона подведите итоги

В нескольких предложениях резюмируйте, какие решения вы приняли на созвоне, что каждый должен сделать к следующей встрече. Хорошо эти итоги записать и скинуть в ваш корпоративный чат или разослать на почту участникам. Так меньше вероятность, что сотрудники забудут сделать обещанное.

Чек-лист

  1. По названию встречи понятно, что обсуждаем.
  2. Все участники в курсе повестки.
  3. Приходим вовремя.
  4. Зона, которая попадает в поле зрения камеры, убрана. Маски и фоны выключены. На рабочем столе только то, что понадобится во время звонка.
  5. В начале встречи несколько минут неформального общения.
  6. У всех участников включена камера.
  7. У всех, кроме говорящего, выключен микрофон.
  8. Организатор следит за соблюдением повестки и вовремя возвращает участников к нужной теме.
  9. Соблюдаем тайминг встречи.
  10. В конце подводим итоги.

Подпишитесь на рассылку, чтобы больше узнать о подходах к управлению проектами